Privacyregelement

1. Wie zijn wij?

School of Life Coöperatie U.A.
E-mail: secretariaat@schooloflife.nl
Website: www.schooloflife.nl

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

2. Welke gegevens verwerken we?

Welke gegevens we van je hebben, hangt af van jouw relatie met ons (student, oud-student, deelnemer aan een retraite of training, nieuwsbriefabonnee, docent, freelancer).

We verwerken onder andere:

• Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer
• Geboortedatum
• Informatie over je deelname aan de opleiding, retraites en trainingen
• Aanwezigheids- en voortgangsgegevens
• Factuur- en betaalgegevens
• E-mailcorrespondentie met jou

Bijzondere gegevens
Wanneer je student bij ons bent verwerken we ook gevoelige gegevens, zoals informatie over je gezondheid, biografie of belastbaarheid. Wij vragen hiervoor jouw toestemming bij inschrijving en bewaren deze gegevens in ‘vboxx’, een digitaal beveiligde omgeving.

3. Waarom verwerken we jouw gegevens?

We gebruiken jouw gegevens voor:

• Het beoordelen en verwerken van je aanmelding
• Het uitvoeren van de opleiding, retraites en trainingen
• Het bijhouden van je studievoortgang, ontwikkelingsprocessen en aanwezigheid
• Het afhandelen van betalingen en administratie
• Het versturen van praktische informatie over lesdagen, wijzigingen en opdrachten
• Het Het verbeteren van ons onderwijs en onze dienstverlening
• (Met jouw toestemming) het sturen van nieuwsbrieven en informatie over nieuwe activiteiten

We verwerken jouw gegevens altijd op basis van een van de wettelijke grondslagen (zoals uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang of jouw toestemming).

4. Delen we jouw gegevens met anderen?

We verkopen jouw gegevens niet.

We delen jouw gegevens alleen met derden als dat nodig is voor:

• De uitvoering van de overeenkomst (bijvoorbeeld een online leeromgeving, e-mailsysteem, boekhouder),
• Het nakomen van een wettelijke verplichting, of
• Als jij daar uitdrukkelijk toestemming voor hebt gegeven.

Met partijen die in onze opdracht werken (zoals IT-dienstverleners en de boekhouder) sluiten wij een verwerkersovereenkomst, zodat jouw gegevens goed worden beschermd.

5. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

We bewaren jouw gegevens niet langer dan nodig is. Globaal geldt:

• Studentengegevens: tot maximaal 2 jaar na het einde van de opleiding of het traject
• Facturen en financiële gegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht)
• Nieuwsbriefgegevens: tot je je uitschrijft

Daarna worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij we ze langer moeten bewaren vanwege een wettelijke verplichting of een (juridisch) geschil.

6. Hoe beveiligen we jouw gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals:

• Toegang met persoonlijke accounts en sterke wachtwoorden
• Alleen toegang voor medewerkers die de gegevens echt nodig hebben
• Geheimhoudingsplicht voor iedereen die met jouw gegevens werkt
• Beveiligde verbindingen (bijvoorbeeld bij e-mail en online leeromgevingen)
• Veilige opslag van fysieke documenten

Bij een (mogelijk) datalek onderzoeken we wat er is gebeurd en nemen we maatregelen. Als dat wettelijk moet, melden we dit bij de Autoriteit Persoonsgegevens én bij jou.

7. Jouw rechten

Je hebt verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens:

• Inzage: je mag vragen welke gegevens we van je hebben.
• Correctie: je mag onjuiste gegevens laten aanpassen.
• Verwijdering: je mag in bepaalde gevallen vragen om gegevens te verwijderen.
• Beperking: je mag vragen om de verwerking (tijdelijk) te beperken.
• Overdraagbaarheid: je mag vragen om jouw gegevens in een digitaal bestand te ontvangen.
• Bezwaar: je mag bezwaar maken tegen bepaalde vormen van verwerking (bijvoorbeeld bij nieuwsbrieven).
• Intrekken van toestemming: als we iets doen op basis van jouw toestemming, kun je die altijd weer intrekken.

Je kunt een verzoek indienen via secretariaat@schooloflife.nl. We reageren uiterlijk binnen één maand.

8. Website, cookies & beeldmateriaal

Bij bezoek aan onze website verwerken we beperkte technische gegevens en maken we gebruik van cookies. In onze cookieverklaring op de website leggen we dat nader uit.

Tijdens lessen, retraites en evenementen kunnen we soms foto’s of (online) opnames maken.

• Voor intern opleidingsgebruik doen we dit alleen wanneer dat nodig en passend is.
• Voor publicatie (zoals website of social media) vragen we altijd eerst jouw toestemming, tenzij je niet of nauwelijks herkenbaar in beeld bent.

9. Heb je een vraag of klacht?

Heb je vragen over privacy, of een klacht over de manier waarop wij met jouw gegevens omgaan?

Neem dan contact met ons op via:
secretariaat@schooloflife.nl

Kom je er met ons niet uit, dan heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Voor uitgebreide informatie kun je ons volledige Privacyreglement raadplegen (versie november 2025).